ERP y PyMEConsiderando que más del 80% de las empresas chilenas corresponden a la clasificación de PyMEs (Pequeñas y Medianas Empresas), cabe el énfasis de este articulo de no solo explicar de que se trata un ERP, sino también comprender como se implementa en una PyME.

Por sus siglas en ingles: ERP (Enterprise Resource Planning) o Planificación de Recursos Empresariales puede ser definido como un sistema de información integral de gestión empresarial que permite a las empresas evaluar, implementar, integrar y gestionar más fácilmente su negocio.

El objetivo principal de un ERP es satisfacer los requerimientos de información de la empresa tanto interna como externa para lograr una mejor gestión empresarial, eficiente, con datos precisos, cuando sea necesario y verídicos, de fácil comprensión; permitiendo tomar decisiones para realizar las acciones requeridas y definir las estrategias a implementar en el futuro.

Características de los ERP

Los sistemas ERP proveen integración en la información de la empresa, ya que, administran la información de las diferentes operaciones, al ser desarrollado para mejorar el tráfico de datos entre las distintas áreas de una empresa. Estos sistemas soportan las múltiples actividades, áreas y procesos de la empresa debido a su diseño modular, incluyendo planificación de la producción, compras, inventarios, proveedores, finanzas, etc.

Por lo general los ERP desde su creación han sido pensados como plataformas que requieren una gran inversión económica y requieren la mayor parte de de las veces, de una reingeniería de procesos de la empresa. En la actualidad se sabe que prácticamente cualquier empresa de tamaño considerable se apoya en un ERP para realizar sus operaciones diarias, sin embargo hoy en día las empresas pequeñas y medianas también están enfocando sus esfuerzos para implementar estos sistemas, aunque existe el prejuicio generalizado por parte de las PyMEs de que los sistemas de estas características están fuera de su alcance.

¿Por qué implementar un ERP?

Listaremos, a continuación algunas de las principales razones que justifican el por qué deben las Pymes implementar un sistema ERP:

  • Reducción de la incertidumbre con respecto a la veracidad de la información, todas las áreas de la empresa manejan la misma información integrada, no existen diferentes sistemas por área o proceso,  que causen datos corruptos o duplicados y que ponen en duda la autenticidad de la información y por lo tanto ponen en peligro la toma de decisiones.
  • Mejora notable en la comunicación inter-área permitiendo tener un conocimiento integrado de la situación en la empresa.
  • Se elimina la duplicidad/corrupción de la información, se cuenta con datos más robustos produciendo información más confiable y oportuna.
  • Aumento de la productividad gracias a la automatización de procesos y la integración del negocio.

Planificación de un ERP

Al momento de pensar en implementar un ERP se deben considerar las siguientes consideraciones:

  • Es un cambio de suma importancia, ya que revoluciona todos los procesos internos (reingeniería de procesos).
  • Requiere la ayuda de consultores para evaluar y diagnosticar la empresa y así evitar choques con la cultura interna.
  • Deben participar e integrar miembros de todas las áreas y departamentos.
  • Algunos procesos de la empresa son redefinidos y rediseñados antes del ingreso del ERP, así como el ERP sufre también ciertas adecuaciones a la metodología de la empresa.

Implementación en las PYME

la implementación de sistemas ERP en una PyME no es una tarea fácil.  Se deben considerar diferentes factores que generalmente pasan desapercibidos,  a continuación mencionamos algunos de los aspectos más importantes, a manera de recomendación para la Pequeña y Mediana Empresa:

Factores Humanos:

  • Uno de los puntos en donde se debe trabajar duramente en las PyMEs, es en incrementar  la Cultura Tecnológica en todas las áreas de la empresa, ya que de ésta depende que tenga éxito y buen funcionamiento la implementación de un sistema ERP. Es necesaria la consideración de la opinión de todos los actores en el sistema y una capacitación continua a todo el personal involucrado en uso del mismo.
  • Enfocarse en los factores humanos  indispensables para que la implementación del ERP sea exitoso, las deficiencias en esta área han probado ser causa de gran número de fracasos de implementación. Entre dichos elementos se encuentran principalmente:
  • Liderazgo comprometido
  • Comunicación abierta y honesta
  • Equipo de implementación balanceado y empoderado (empowerment)
  • Es necesario definir claramente el objetivo y visión del sistema y realizar un plan de trabajo bien definido, incluyendo la metodología y el tiempo estimado para la consecución de cada uno de los procesos a seguir para la correcta implementación.
  • La implementación de este tipo de sistemas constituyen un cambio organizacional importante, por lo que es importante observar y tomar en cuenta el tipo de cultura organizacional de la empresa.

Factores Tecnológicos:

  • Para aquellas empresas que están un poco atrasadas con relación a implementación de Tecnologías de Información, se le pueden brindar opciones de mejora como el implementar soluciones empresariales en forma de aplicación web, usando solamente navegadores de Internet, permitiéndole trabajar en cualquier lugar y equipo, adoptar aplicaciones que trabajen sobre plataformas abiertas (Linux) o alguna otra solución acorde a sus necesidades y posibilidades como sistemas ofrecidos como servicio (SaaS).
  • Se debe de buscar una solución que ofrezca una integración real entre aplicaciones como por ejemplo: CRM (del cual ya escribimos anteriormente),  e incorporar en sus estrategias de negocios aplicaciones que estén basadas en web, para que le permita a la empresa vender sus productos a través de este medio (detallado en el siguiente artículo).

Es importante para la empresa PyME que estén conscientes, no sólo de la tecnología disponible y que beneficios pueden obtener de la misma (obviamente considerando la inversión), sino que dificultades se deben enfrentar durante el desarrollo e implementación de la misma.

En el artículo del mes de Abril continuaremos el tema de los sistemas ERP, esta vez con enfoque en que tipo de soluciones están disponibles.

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Basado en el artículo «ERP al alcance de las Pymes» de Jaime Guerrero Varela