Martes, 17 de diciembre de 2013 

Outsourcing vs Insourcing

Desarrollo Propio o Compra de Software a la medida

Ya es tiempo que te alejes de las cavernas y le des un importante cambio  a tu negocio, no solo por estar a la moda con la tecnología, sino porque de esta manera es posible llevar un mejor rendimiento de los procesos que actualmente se realizan en tu negocio, ganando tiempo, eficiencia y recopilación de información importante para el posterior análisis y optimización de servicios.

Estos cambios van tan básicamente  desde generar automáticamente una planilla de sueldos,  mantener un stock de productos ordenado y actualizado,  hasta  la gestión de documentos y  datos vitales de tu negocio, como lo son, los movimientos de dinero  a solo un clic.

Pero la gran pregunta es: ¿Contrato personal Informático, para el desarrollo del software  que tengo en mente y asumo todo el  costo asociado a este, o adquiero el software a medida desde una empresa que provea el servicio?

Una buena práctica siempre es enfocarse en la misión de la organización y no desperdiciar valiosos recursos en el intento de convertirse expertos en desarrollo de “software”. Por ejemplo, un estudio jurídico debería enfocarse en realizar  temas   judiciales.    y subcontratar para el software que necesiten, como por ejemplo, desarrollar un nuevo sistema gestión de casos  y/o documentos legales.

Aquellos opuestos a la subcontratación (“outsourcing”) creen que la organización se beneficia más manteniendo el desarrollo de “software” de forma interna ( “insourcing” o “in-house”) porque la aplicación es crítica a la misión de la organización. Además, la organización necesita de expertos internos (“in-house”) que comprenden a cabalidad los procesos internos de la organización en comparación cuyo único interés es generar dinero por algún proyecto de desarrollo de “software”.

Pero, supongamos que disponemos de ese personal:

  • ¿Qué tiempo considera que va a requerir para desarrollar su sistema de gestión y desarrollar una web interactiva con su sistema de gestión?
  • ¿Qué coste va a tener adquirir las licencias de las herramientas de desarrollo y formación necesaria?
  • ¿Va a programar teclas de ayuda para cada una de las funciones/campos de su desarrollo, quien va a definir esas ayudas?

 La lista de tareas es tan extensa que, sin duda, es inviable desarrollar y mantener un programa a un coste inferior a uno estándar, aunque ese desarrollo tenga menos funcionalidades.

El  principal inconveniente:

El departamento informático generalmente atiende a los problemas del día a día con lo que es difícil que pueda proponer mejoras importantes. (Contratando un servicio externo, puedo disponer de un servicio técnico con horario flexible).

Revisemos más en detalles los beneficios y desventajas de ambas prácticas.

A favor del insourcing o in-house

Grandes corporaciones. Si su eje principal de procesos implica la adquisición de 4 o más softwares de uso cotidiano, se hace imprescindible por dedicación y costes el asumir un departamento propio e interno.

Complejidad y alta especialización del negocio. Si la empresa se encuentra en un nicho de negocio muy pequeño y específico, posiblemente tendrá dificultades para encontrar personal, software y/o hardware especializado, los servicios externalizados incurrirán en costes muy elevados y además, estarán especializando a personal ajeno a la empresa.

Ventaja sobre la competencia. Si la corporación es pionera en un área de negocio y lleva una ventaja sustancial sobre la competencia, recurrir a recursos internos de los que no disponga la competencia, les permitirá continuar unos años más en esa posición predominante.

Criticidad del negocio. Ya sea por costes económicos o humanos, determinados negocios (por ejemplo de carácter estratégico), no pueden interrumpirse en ningún momento, por lo que la agilidad de un departamento interno siempre será mayor que el de uno externo (aunque lógicamente puede definirse por contrato con recursos externos).

Confidencialidad y seguridad de la información. La mayoría de empresas piensan que su información es muy valiosa, pero me refiero a información “ultrasensible” (militares y defensa, financiera, la fórmula de la Coca Cola, …).

Ahorro en mantenimientos. En ocasiones, los servicios de mantenimiento del ERP o cualquier otro software de gestión empresarial pueden ser elevados, por lo que en el caso del insourcing se omiten. Sin embargo, este ítem hay que cuantificarlo en su justa medida, dado que el mantenimiento añade valor a la herramienta, ya sea a través del soporte, de las actualizaciones funcionales y tecnológicas, etc.

 A favor del outsourcing

Conversión de costes fijos en variables. Quizá los costes sean más altos inicialmente, pero a medio y largo plazo, el recurrir a personal interno lleva implícito otros costes no tan directos (bajas, vacaciones, despidos, capacitaciones, licencias, equipos físicos de desarrollo, etc) que una externalización no conlleva.

Especialización y mayor cualificación. Sin ánimo de indicar que el personal interno esté menos cualificado, me refiero a que recurrir a externalizar ciertas tareas nos permite poder elegir el personal más cualificado para cada una de ellas. Normalmente, si se dispone de recursos internos, se terminan dedicando a ”reinventar la rueda”, cuando otras empresas poseen un bagaje de varios años por delante en esos o similares proyectos. Es decir, por muy especializados que estén los recursos internos, no lo estarán en todos los proyectos que se aborden. La subcontratación nos permitirá elegir al personal más cualificado para cada tarea o proyecto.

Las empresas son el resultado del conocimiento de todos sus clientes. por lo que externalizar por ejemplo el software de gestión empresarial es necesario para que el software aporte valor a las personas de la organización, y no sean las personas de la organización las que aporten valor al software. Poco valor puede proporcionar una única empresa a un software cuando ambos están condicionados mutuamente y de forma recíproca. Es decir, el software hace lo que los usuarios deciden que ha de hacer bajo el prisma sesgado de una única experiencia empresarial. Sin embargo, cuando el software es ajeno y ha evolucionado bajo la experiencia de muchos usuarios y clientes, entonces es cuando puede aportar valor y nuevas perspectivas.

Igualdad de condiciones para competir entre empresas pequeñas y grandes, al poder disponer de los mismos servicios.

Amplio bagaje en resolución de situaciones críticas. El enfrentamiento a un gran número de incidencias en otros clientes y con otros usuarios, permite percibir con mayor celeridad el origen de los problemas y su resolución.

Supresión de los costes ocultos de implantación. Aunque se puede contratar los servicios por administración, lo normal es hacerlo a precio cerrado, por lo que desde el primer momento sabremos el precio del servicio (y la fecha de entrega), mientras que el mismo realizado de forma interna puede sufrir multitud de demoras justificadas por los problemas del día a día y un coste muy variable y poco cuantificable.

 En cualquier caso, pienso que la tendencia en los próximos años irá en la línea del outsourcing, dada la dificultad cada vez mayor para las empresas de soportar el coste de personal. ¿Acaso no estamos asistiendo a un “adelgazamiento” de las empresas en personal? Se está produciendo una atomización de las empresas, y las que surgen lo hacen con una cantidad de personal más equilibrado, compitiendo en calidad de producto y servicio con las más grandes, incluso en mejores condiciones en algunos casos. Otro síntoma adicional es ver como cada día son más los servicios que se están prestando en la nube, por lo que ciertas tareas destinadas a mantenimiento de equipos, servidores, copias de seguridad, etc. están siendo relegadas y delegadas a empresas que poseen más experiencia y medios, y proporcionan más garantías de seguridad y fiabilidad.

Después de estas conclusiones, ¿prefieres los servicios de informática dentro o fuera de la organización?

 ¿Cuál es tu caso?  ¿Estás dispuesto a dejar las  cavernas y a elegir la opción correcta?

 

Tania Arriagada Reyes

Socia de eGEA, Ingeniera Informática (Universidad Tecnológica de Chile).

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